Obligaciones Legales 2026

Primer trimestre del año

Reporte de Situación de Vigilancia

Este reporte aplica cuando, al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, la sociedad supera los topes legales de ingresos o activos establecidos en más de treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, lo cual la somete a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades. El reporte debe presentarse el primer día hábil de abril del año siguiente a aquel en el que se configuren las causales. El incumplimiento puede dar lugar a la imposición de multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.1.1.2 a 2.2.2.1.2.5.

Renovación de la Matrícula Mercantil

La renovación de la matrícula mercantil es una obligación anual que recae sobre la sociedad y sobre cada uno de sus establecimientos de comercio. Este trámite debe realizarse a más tardar el treinta y uno (31) de marzo de cada año. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear multas de hasta diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes, conforme a lo establecido en el artículo 33 del Código de Comercio.

Reunión Ordinaria de Asamblea o Junta de Socios

Durante el primer trimestre del año debe celebrarse la reunión ordinaria del máximo órgano social, con el fin de aprobar los estados financieros, conocer los informes de gestión, designar administradores y adoptar las decisiones estatutarias que correspondan. Esta reunión debe realizarse, a más tardar, el treinta y uno (31) de marzo. La omisión de esta obligación puede generar sanciones administrativas a los administradores y dar lugar a incumplimientos societarios relevantes, conforme al artículo 422 del Código de Comercio.

Nombramiento de Revisor Fiscal

Cuando la sociedad supere los topes legales de activos superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o ingresos superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, surge la obligación de designar revisor fiscal. Dicho nombramiento debe efectuarse dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre del ejercicio contable. La falta de revisor fiscal puede generar multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, así como la ineficacia de declaraciones tributarias y la falta de validez de los estados financieros, de acuerdo con los artículos 203 y 204 del Código de Comercio.

Depósito de Estados Financieros

Una vez aprobados por el máximo órgano social, los estados financieros deben ser depositados ante la Cámara de Comercio correspondiente. Este depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a su aprobación. El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, conforme a lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.

Actualización del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Las sociedades que cuenten con activos superiores a cien mil (100.000) UVT deben registrar y actualizar anualmente sus bases de datos que contengan información personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta actualización debe realizarse antes del treinta y uno (31) de marzo de cada año. El incumplimiento puede generar multas de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, así como el cierre temporal o definitivo de la operación, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

Obligaciones de mitad de año

Implementación del SAGRILAFT

Las sociedades obligadas deben implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), así como designar un oficial de cumplimiento. Esta obligación debe cumplirse a más tardar el treinta y uno (31) de mayo. El incumplimiento puede generar multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, conforme al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

Las sociedades obligadas deben implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial orientado a la prevención de la corrupción y el soborno transnacional. Este programa debe estar implementado a más tardar el treinta y uno (31) de mayo. La omisión de esta obligación puede dar lugar a multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, conforme al Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica.

Informe 75 – Reporte Integrado SAGRILAFT y/o PTEE

Este informe corresponde al reporte anual de cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT y/o del PTEE ante la Superintendencia de Sociedades. El plazo de presentación se encuentra determinado por los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad y, para el año 2026, se presenta en el mes de julio. El incumplimiento puede acarrear multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, conforme a los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica.

Obligaciones periódicas y eventuales

Registro de Beneficiarios Finales (RUB)

Las sociedades deben suministrar y mantener actualizada la información de sus beneficiarios finales ante la DIAN. La actualización debe realizarse de manera trimestral cuando existan modificaciones, específicamente en los meses de enero, abril, julio y octubre. El incumplimiento genera una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso, conforme a la Resolución 164 de 2021 y al artículo 631-6 del Estatuto Tributario.

Informe 58 – Oficial de Cumplimiento

El nombramiento o cambio del oficial de cumplimiento debe ser reportado ante la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su ocurrencia. La omisión de este reporte puede dar lugar a multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, conforme a la Circular Externa 100-000003 de 2023.

Reportes ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Las sociedades deben reportar ante la SIC los reclamos presentados por titulares de datos personales, así como los incidentes de seguridad de la información. Los reclamos deben reportarse el veintiuno (21) de febrero y el veinticinco (25) de agosto de cada año, mientras que los incidentes deben reportarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su conocimiento. El incumplimiento puede generar multas de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes y la suspensión de actividades, conforme a la Circular Única de la SIC.

Inscripción de Páginas Web

Cuando la sociedad cuente con páginas web a través de las cuales desarrolle actividad económica, estas deben inscribirse en el registro mercantil. La inscripción debe realizarse dentro del mes siguiente a su puesta en funcionamiento. El incumplimiento puede generar multas de hasta diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes o hasta dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes en casos de comercio electrónico no inscrito, conforme a la Ley 633 de 2000.

Registro de Situación de Control o Grupo Empresarial

La existencia de una situación de control o de un grupo empresarial debe inscribirse en el registro mercantil dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su configuración. El incumplimiento puede dar lugar a multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes por cada sociedad controlada, conforme al artículo 30 de la Ley 222 de 1995.

Registro de Establecimientos de Comercio

Cada establecimiento de comercio abierto al público debe contar con matrícula mercantil individual. Esta debe realizarse dentro del mes siguiente a su apertura. El incumplimiento puede generar multas de hasta diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes y el cierre temporal del establecimiento, conforme a los artículos 26 y 31 del Código de Comercio y el artículo 87 de la Ley 1801 de 2016

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