Plan de Normalización para divulgación de Situación de Control -Circular Externa No. 100-000003 del 26 de marzo de 2021 de la Superintendencia de Sociedades-

Por: Mariana Góez Mondragón

El 26 de marzo de 2021, la Superintendencia de Sociedades (Supersociedades) emitió la Circular Externa No. 100-000003, por medio de la cual estableció el Plan de Normalización del Registro de Situación de Control y Grupos Empresariales que regirá hasta el 31 de diciembre del 2021.

Por este motivo, muchos de nuestros clientes, y las compañías en general, han estado recibiendo en días pasados un oficio de la Supersociedes invitándolos a reportar la situación de control de sus empresas, en caso tal de que aplique.  Como producto de esto queremos, desde Quarta Acompañamiento de Negocios, recordarles en qué consiste la situación de Control, cuáles son los requisitos para el registro de esta y las consecuencias por hacerlo dentro y fuera de los plazos otorgados dentro del Plan de Normalización.

Recordemos que según la Supersociedades, “la situación de control existe en la medida en que el poder de decisión de una sociedad controlada o subordinada esté sometido a la voluntad de otra u otras personas que serán su matriz o controlante.” [1]

El  artículo 30 de la Ley 222 de 1995, las disposiciones de la Supersociades y demás normas complementarias establecen la obligación de las sociedades o personas controlantes de hacer constar en documento privado la situación de control, el cual deberá inscribirse en el registro mercantil dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control, so pena de que la Supersociedades -o la superintendencia correspondiente- lo ordene de oficio e imponga las multas a que haya lugar por dicha omisión.

Aspectos principales que incluye el Plan de Normalización:

1. Inscripción en el registro mercantil de la situación de control o grupo empresarial: matrices o controlantes, representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Supersociedades u otra superintendencia, distinta a la Superintendencia Financiera, deberán cumplir o verificar el cumplimiento del artículo 30 de la Ley 222 de 1995, según estos criterios:

• Revelar el controlante en los términos de los artículos 260 y 261 del Código de Comercio.
• El control puede ser individual o conjunto, es decir, sometido a la voluntad de una o varias personas.
• Indicar la fecha de configuración de control, elemento fundamental para determinar la oportunidad de cumplimiento de la obligación. Toda inscripción extemporánea generará intereses moratorios respecto del impuesto de registro que recaudan las Cámaras de Comercio.
• Relacionar todas las sociedades vinculadas al grupo empresarial o situación de control.
• Incluir en la revelación de la situación de control o grupo empresarial a las sociedades en liquidación, cuando y como sea procedente.
• Indicar las entidades por medio de las cuales se ejerce el control, en los casos de control indirecto.

No constituyen excepciones del control los siguientes argumentos:

• Temporalidad: la venta o la intención de vender acciones en un tiempo determinado no exonera a la controlante del deber de revelar en el registro mercantil la situación de control o de grupo empresarial durante el periodo en que se configuró o mientras se encuentra incurso en tal situación.
• El tamaño de las sociedades vinculadas: el cumplimiento del artículo 30 de la Ley 222 de 1995 no está condicionado al volumen de activos, patrimonio o ingresos de las sociedades o sujetos vinculados. Por lo tanto, el hecho de tratarse de pequeñas o micro empresas tampoco está contemplado en la ley como un factor que exonere al controlante de su obligación de inscribir el acto respectivo.

2. Campañas pedagógicas sobre el régimen de control y grupos empresariales: Con el fin de que las personas interesadas en el tema puedan profundizar en el alcance de la ley y las obligaciones de las matrices, la Supersociedades, junto con las principales Cámaras de Comercio del país, realizará durante el segundo semestre del 2021, una campaña pedagógica de divulgación, que incluirá desarrollos jurisprudenciales y doctrinarios.

3. Revelación de situaciones de control y de grupo empresarial y sanciones especiales por allanamiento: El Plan de Normalización busca incentivar el cumplimiento de la norma mediante el registro de la situación de control por parte de los obligados y su allanamiento en el curso de investigaciones administrativas. Así, durante la vigencia de la Circular, las disposiciones de esta serán aplicadas a (i) quienes voluntariamente registren, corrijan o modifiquen las situaciones de control y sean investigados formalmente y; (ii) en aquellas investigaciones que se encuentren en curso o a las que se de apertura; tomando como base el principio de transparencia.

Siempre y cuando haya allanamiento, reconocimiento o aceptación expresa de la infracción y de la situación de control y/o grupo empresarial establecida en el pliego de cargos antes del decreto de pruebas, se efectué la correspondiente inscripción en el registro mercantil y se remita copia del certificado de existencia y representación legal correspondiente, por una sola vez, las sanciones impuestas no excederán los topes señalados en el punto 4, por cada entidad vinculada.

4. Tasación de la multa y sanciones alternativas: La multa se calcula por cada registro que no se realizó por la controlante, e incluirá a cada una de las entidades controladas o vinculadas así:
5. Base de la multa: Se determina por el valor de los Activos, según los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2020, por cada una de las entidades controladas o vinculadas al grupo empresarial así:

Tabla 1 – Base de la Multa

• Para sociedades extranjeras que participen en la situación de control o; no sea posible determinar el monto de los activos con corte a 31 de diciembre de 2020, la base de la multa será de 50 UVT por cada sociedad.

1. Incremento por extemporaneidad: Según el periodo de extemporaneidad, por cada entidad inmersa en situación de control o vinculada al grupo empresarial, el valor base de la Tabla 1, será adicionado con el valor que corresponda de la Tabla 2 así:

Tabla 2 – Incremento por Extemporaneidad

• Cálculo de la multa y limite por cantidad de sociedades vinculadas: El resultado de la multa es la sumatoria del valor correspondiente a la Base de la Multa (Tabla 1) más el valor que corresponda por el Incremento de la Extemporaneidad (Tabla 2) por cada sociedad controlada o vinculada.
  • La multa no podrá exceder de 750 UVT, que para el 2021 equivalen a VEINTISIETE MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y UN MIL PESOS M.L. ($27,231,000).
  • La UVT con la que se calculará, liquidará y pagará la multa será la vigente para el año 2021.

1. Sanciones alternativas para conmutar el pago de las sanciones pecuniarias: La Supersociedades a través de la Circular, establece como sanción alternativa, el cumplimiento de una obligación de hacer a cargo de el(los) controlante(s) incumplido(s), que se podrá conmutar con el pago de las sanciones pecuniarias contenidas en el Plan de Normalización en un 50%, así:

• La Supersociedades establecerá los cursos disponibles para la conmutación del pago, así como las fechas, con el fin de obtener los certificados correspondientes para que aplique.
• Cuando se trate de una persona jurídica controlante, al curso deberá asistir su representante legal principal, y se deberá acreditar esta calidad con el certificado de existencia y representación legal.
• Cuando se produzca un cambio en la representación legal indicada, deberá asistir aquél que estuviere inscrito hasta los 10 días anteriores a la fecha de realización del curso.

5. Pago de la multa: Multa reducida: (i) el sancionado tendrá un término de 10 días hábiles desde la ejecutoria de la resolución que impone la multa, para manifestar expresamente que desea acogerse a la conmutación de la sanción pecuniaria, mediante correo electrónico a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co, indicando en el asunto “Normalización Conglomerados”; (ii) vencido el término y dentro de los 10 días hábiles siguientes, el funcionario verificará el interés de acceder a la conmutación de la sanción y proferirá acto administrativo aceptando la misma como forma de pago, advirtiendo que, de no realizarse el pago y el curso según la Circular, se procederá con el cobro del 100% de la multa; (iii) una vez se notifica el acto, el(los) controlante(s) tendrá un termino de 5 días hábiles para el pago del 50% de la multa y a partir de ese momento contarán con 15 días hábiles para la realización del curso; (iv) dentro de los 3 días hábiles siguientes a la realización del curso, y con el certificado de asistencia a satisfacción, conforme al reglamento del curso, el funcionario competente informará al Grupo de Cartera de la Supersociedades con el fin de registrar la conmutación en el aplicativo; (vi) el Grupo de Cartera informará mensualmente a la Delegatura de Supervisión Societaria sobre los pagos y conmutaciones realizadas.

• La constancia del pago es requisito previo para la inscripción al curso y para que opere la conmutación.
• La Supersociedades realizará 2 cursos por mes calendario, mientras subsistan investigaciones administrativas a las que les resulte aplicables la Circular.
• En caso de que el(los) controlante(s) que paguen la multa, no asistan al curso dentro del plazo establecido, el Grupo de Conglomerados le informará al Grupo de Cartera, de manera mensual, y la Supersociedades iniciará las acciones de cobro a que haya lugar por el 50% restante de la multa impuesta.

6. Vigencia: Desde su publicación hasta el 31 de diciembre de 2021.

En Quarta Acompañamiento de Negocios nos ponemos a su disposición para acompañarlos en la implementación de este Plan de Normalización y evitar así la imposición de sanciones.  No duden en contactarnos para recibir de nosotros el acompañamiento necesario.

[1] Supersociedades, Concepto 220-002605, Ene. 15/18

[2] En cumplimiento de lo consagrado en el inciso tercero del artículo 868 del ET, la DIAN expidió la Resolución 000111 de diciembre 11 de 2020, fijando en $36.308 la UVT correspondiente a 2021