Tratamiento de Datos Personales

Por: Mariana Góez Mondragón

¿Por qué se recolectan datos personales?

Recolectar datos contribuye con el crecimiento económico y el mejoramiento de la comercialización de bienes y servicios, ya que con la recopilación, clasificación y análisis de esta información es posible gestionar con más eficiencia las relaciones con nuestros grupos de interés en la medida en que permiten optimizar procesos y mejorar algunos aspectos como la comunicación comercial.

¿Qué pretenden las normas de tratamiento de datos?

Las normas de protección de datos personales buscan salvaguardar la información que sea calificada como íntima, a la que nosotros como empresarios tengamos acceso en el desarrollo de nuestras actividades de comercialización de bienes y servicios.

Así, datos como la dirección de residencia, el número y tipo de identificación, los teléfonos, nombres, fotos y videos quedan amparados por una normativa especial que impone ciertas cargas y obligaciones que describiremos más adelante.

¿Qué es un dato personal?

Es toda la información que permita la identificación de una persona, como su documento de identificación, lugar de residencia, edad, estado civil, lugar y fecha de nacimiento, estado de salud, trayectoria académica, información laboral, orientación sexual, ideología política, características físicas, fotografías, videos, entre otros.

¿Cuándo hay tratamiento de datos?

Podemos hablar de tratamiento de datos personales cuando haya recolección, almacenamiento, uso, circulación, análisis, indexación, venta, supresión y en general cualquier actividad que implique la gestión de la información al interior de la empresa.

¿Qué personas intervienen en el tratamiento de datos?

Dentro del tratamiento de datos intervienen tres sujetos, los cuales interactúan de la siguiente manera:

• Titular: Persona dueña de los datos que están siendo tratados.
• Responsable: Persona que decide cómo va a hacerse el tratamiento de datos (finalidad y medios).
• Encargado: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable, como la recolección, almacenamiento, comercialización, entre otros.

¿Qué responsabilidades tienen los responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales?

• Informar a los titulares sobre sus derechos y permitir que los ejerzan.
• Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
• Utilizar sólo los datos personales que hayan sido obtenidos después de recibir autorización del titular.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

Clasificación de los datos personales

• Públicos: Son públicos los datos cuando la ley o la Constitución así lo establezcan, y cuando no sean clasificados como semiprivados o privados. Ej: los relativos al estado civil, la información contenida en el certificado de existencia y representación y en el RUT.
• Semiprivados: Son aquellos que no se consideran íntimos, pero tampoco públicos y cuyo conocimiento puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general. Ej: historia crediticia, de actividad comercial o de servicios.
• Privados: Son datos que por tener calidad de íntimos o reservados sólo son relevantes para el titular. Ej: dirección de residencia, correo electrónico y número de celular.
• Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular, de forma que su uso indebido puede llegar a generar discriminación. Ej: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual.

¿Qué tipos de datos pueden ser recolectados?

Como empresarios, en principio es posible recolectar toda la información personal (datos, públicos, semiprivados y privados). Ahora, en lo que respecta a los datos sensibles, su tratamiento está prohibido a menos que se presenten estas excepciones:

• El titular autorice de forma expresa que se realice el tratamiento de sus datos.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular.
• El tratamiento se realice en el curso de las actividades de un organismo sin ánimo de lucro con finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el ejercicio de un derecho en un proceso judicial.

¿Cómo tratar datos privados adecuadamente?

Cuando se trata de datos privados es necesario obtener autorización para su tratamiento. El consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

¿Qué elementos debe tener la autorización?

• La solicitud debe ser previa a la entrega de datos.
• La explicación de que el titular no está obligado a autorizar el tratamiento, de manera que la autorización es libre y voluntaria.
• La especificación de los datos que se van a recolectar.
• La finalidad específica por la cual se va a recolectar y almacenar la información que se está solicitando.
• La indicación de los canales a través de los cuales el titular puede ejercer sus derechos ante el responsable del tratamiento.

¿Cuándo no se necesita autorización?

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Buenas prácticas para el tratamiento de datos personales

En Quarta te recomendamos adoptar las siguientes prácticas:

• Implementar políticas y procedimientos internos sobre protección de datos personales
• Conocer el ciclo de vida de los datos dentro de la empresa, en qué áreas circulan y quiénes son las personas que pueden tener acceso a estos datos de acuerdo con las finalidades que autorizaron los titulares.
• Clasificar la información que se recolecta para identificar si se trata de datos personales y si en consecuencia se debe solicitar autorización del titular o no.
• Informar de manera clara y oportuna cual es el propósito o finalidad del tratamiento de datos.
• Solicitar de manera previa al tratamiento, la autorización del titular y además conservar la autorización de los titulares.
• Tomar las medidas suficientes para garantizar la seguridad de los datos recolectados, de manera que se impida su modificación, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• No entregar las bases de datos a terceros sin autorización de los titulares. No entregar las bases de datos a terceros sin autorización de los titulares.
• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho que tienen los titulares de conocer, actualizar, rectificar la información que se haya recogido sobre ellas.
• Dar respuesta a las consultas formuladas por los titulares en los términos definidos por la SIC.
• Capacitar al personal de la empresa sobre la protección de datos personales.
• Contar con procedimientos de actualización y supresión de información de datos personales.